我要系列|好好梳理我的文件

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一屋不扫,何以扫天下。文件不整理,就别用电脑。

现状

文件非常多而乱,没有原则,就找来 COTA法则

如何操作?

任何一个项目,在我的文件夹分类里,都可以这样定位成 4 个文件夹:

  1. Clients(客户)文件夹包含的信息内容是「内部或外部的客户给我的文档、文件等等」。
  2. Output(成果)文件夹包含里的信息内容是「我与客户达成合作之后产生的效果,为客户提供的服务,产生的销售额等等」。
  3. Teams(团队)文件夹包含里的信息内容是「我给客户提供的文档、文件等等」。
  4. Admin(管理)文件夹包含里的信息内容是「你的非核心工作任务,也就是除了之上面提到的为客户服务之外的东西,例如绩效、考评、报销等等零碎的事务」。

深入聊聊

电子文档管理中的 COTA 法则,是美国管理专家迈克·宋在著作《如何管理电子邮件:仓鼠革命》一书中提出的一种具体的文档管理技巧,它是迈克·宋管理电子邮件方案中的一个组件,但是很多人把这个方法提炼出来,作为单独的电子文档管理方案,在自己的工作中获得实质性的帮助。

每个人的计算机硬盘上都有相当多的电子文档,查找起来非常麻烦。虽然有人已经开始用归整分类的方法,但没有科学的指导,仍然不得要领。而COTA法则则是一个经过研究和实践,非常科学的管理方法,你好好使用的话,将使你的电子文档管理变的井井有条,效率倍增。

「COTA 是 4 个一级文件夹名字的缩写,它们能够涵盖你所有的工作信息。等我跟你讲一讲这个系统,你就会明白有效地组织信息、避免重叠是多么有用。」
COTA 认为,过多的分类文件夹只会增加你的负担,而只用Clients(客户)、Output(成果)、Teams(团队)、Admin(管理)4个分类文件夹(一级文件夹),即可涵盖所有属性的文件。一般来说,这4个一级文件夹是建立在我的文档(My Documents)里的。

  1. Clients(客户)文件夹包含的信息内容是「你的团队的内部或外部的客户」。
  2. Output(成果)文件夹包含里的信息内容是「你的团队的产品和服务」。
  3. Teams(团队)文件夹包含里的信息内容是「你的团队」。
  4. Admin(管理)文件夹包含里的信息内容是「你的非核心工作任务」。

你的工作内容没有客户?你的工作内容没有产品和服务?COTA 不适合你?
COTA 相信,只要你真正理解了 COTA,并根据自己的实际情况及时科学的分类,COTA 是适用于任何不同的工作的。

COTA 表示 4 个文件夹,

  • C 代表客户,即所在团队的内部和外部客户;
  • O 代表成果,即团队的产品和服务;
  • T 代表团队;
  • A 代表管理,即非核心的工作任务。
    如果团队和成果是一直存在的,那客户也就会同时存在,而管理更是无处不在,所以 COTA 是通用的四个重要的就文件夹。你可以把自己的文档都按这四大类进行初步分类,没有问题。

在使用 COTA 时还有 6 个秘诀:

  1. 在「我的文档」里显示详细信息,这样所有文件夹和文档会被整齐地从上到下排列开来。
  2. 用数字分出优先顺序。遇到长长的一串文件夹或文档时,可以给最重要或最常用的文件夹或文档题目上加上数字,这样它们就能排到列表的最上端。
  3. 使用「强力底稿」以保证文件夹分类连贯一致。「强力底稿」是一个主文件夹,包含了常用的子文件夹。无论何时需要建立一个新文件夹,可以把「强力底稿」复制下来再从新命名即可。
  4. 扩充访问途经节约时间。
  5. 为网络连接建立 COTA 文件夹。
  6. 把纸质文件换成 COTA 体系。

自有一套

在尝试了一下 COTA 之后,我开始尝试自己的方案。

分类标准

一级是内容,二级是细分类别,并行的一级分类,还有固定用途、固定格式文件,如 Torrent、dmg 等。要删除一些单独拿出来的分类,如「合同」,它应该分布在各个文件夹中。

一个人的工作内容是有限的,可以重点分成几大部分,比如我:

  1. 市场部相关:

    • 经管之家(原人大经济论坛)
      +
    • CDA 数据分析师
      • CDAS 峰会
  2. 投融资相关:

  3. Peixun.net 在线教育平台

    • 课程推广
  4. 设计相关

    • PS
    • AE
  5. 文稿

    • 我的课程
  6. 【文件类型】Torrent

  7. 【文件类型】dmg

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